Cara Mengendali Masalah Yang Timbul

Masalah adalah sesuatu yang pasti berlaku dalam urusan kerja, organisasi atau kehidupan harian. Namun, sebelum bertindak menyelesaikannya, kita mesti kenal pasti punca sebenar bagi mengendali masalah.

Secara asas, semua masalah boleh dibahagikan kepada dua kategori utama: masalah yang berpunca daripada sikap dan masalah yang berpunca daripada faktor teknikal. Membezakan kedua-dua jenis ini penting kerana setiap satu memerlukan pendekatan penyelesaian yang berbeza. Dengan kefahaman yang tepat, barulah tindakan yang diambil menjadi lebih berkesan dan tidak membazirkan masa atau sumber.

Kenal Pasti dan Tangani Masalah Berdasarkan Puncanya: Sikap atau Teknikal

Masalah merupakan satu perkara yang pasti akan wujud dalam mana-mana organisasi, kehidupan seharian atau urusan kerja. Namun, sebelum sesuatu masalah itu boleh ditangani dengan berkesan, langkah pertama yang penting ialah mengenal pasti punca sebenar masalah tersebut.

Secara umumnya, masalah boleh dikategorikan kepada dua jenis utama: masalah yang berpunca daripada sikap individu dan masalah yang berpunca daripada faktor teknikal. Memahami perbezaan ini sangat penting kerana setiap jenis memerlukan pendekatan penyelesaian yang berbeza.

Bahagian 1: Masalah yang Berpunca daripada Sikap

Masalah berpunca daripada sikap seringkali melibatkan perkara dalaman, seperti emosi, motivasi, kepercayaan dan tindakan seseorang individu.

Ia bukan masalah fizikal yang boleh dibaiki menggunakan alat ganti atau pakar teknikal, tetapi memerlukan pendekatan psikologi dan komunikasi yang berkesan.

Terdapat dua subfaktor utama yang sering dikenal pasti:

1. Semangat Kerja yang Merosot

Semangat kerja seseorang boleh menurun disebabkan oleh banyak perkara. Antaranya ialah tekanan kerja yang berpanjangan, penghargaan yang tidak seimbang, beban tugas yang tidak dikawal atau suasana kerja yang toksik.

Apabila ini berlaku, individu tidak lagi memberikan komitmen yang sepatutnya dan prestasi akan menurun.

Untuk menangani isu ini, pengurus atau pemimpin perlu mengambil pendekatan proaktif:

• Berikan pengiktirafan apabila tugasan diselesaikan dengan baik

• Wujudkan ruang komunikasi terbuka tanpa rasa takut

• Galakkan budaya kerja yang saling menyokong

• Sediakan insentif bukan hanya dalam bentuk kewangan, tetapi juga penghargaan moral

• Bantu pekerja memahami nilai peranan mereka dalam organisasi

Apabila semangat kerja meningkat, daya tahan terhadap tekanan dan cabaran juga akan bertambah.

2. Sikap Peribadi Individu

Ada kalanya, masalah berpunca daripada sifat peribadi seseorang yang sukar diubah. Ini termasuk sikap malas, degil, tidak bertanggungjawab, atau sering menyalahkan orang lain.

Berbanding dengan semangat kerja yang boleh dipengaruhi oleh persekitaran, sikap peribadi adalah sesuatu yang lebih mendalam dan kompleks.

Oleh kerana sukar untuk mengubah seseorang secara langsung, pendekatan yang boleh diambil adalah:

• Sediakan garis panduan dan tanggungjawab yang jelas

• Laksanakan pemantauan dan laporan prestasi secara berkala

• Adakan sesi bimbingan atau kaunseling secara profesional

• Gunakan disiplin berperingkat secara adil dan telus

• Kenal pasti jika wujud konflik dalaman yang boleh diselesaikan terlebih dahulu

Perubahan sikap memerlukan masa, konsistensi dan pendekatan yang bijak.

Bahagian 2: Masalah yang Berpunca daripada Faktor Teknikal

Masalah teknikal pula merujuk kepada kerosakan, kegagalan sistem, atau kelemahan struktur dalam sesuatu proses atau alat. Contoh biasa termasuk kerosakan mesin, sistem IT tergendala, atau peralatan kerja yang rosak.

Faktor teknikal boleh menyebabkan kelewatan operasi, ketidakselesaan pelanggan, serta kerugian kewangan jika tidak diselesaikan segera. Oleh itu, penyelesaian teknikal perlu berdasarkan kepada empat aspek utama:

1. Kenal Pasti Punca Kerosakan

Langkah pertama dalam menangani masalah teknikal ialah mengenal pasti punca sebenar kerosakan. Adakah ia berpunca daripada kecuaian, penggunaan berlebihan, kelemahan rekaan, atau faktor luaran seperti bekalan elektrik?

Analisis punca secara terperinci akan mengelakkan pembaikan yang hanya bersifat sementara.

2. Sediakan Bajet Kewangan

Pembaikan teknikal biasanya memerlukan kos. Oleh itu, pengurusan perlu menyediakan bajet yang mencukupi berdasarkan tahap kerosakan. Bajet ini termasuk alat ganti, upah pakar, dan tempoh operasi terjejas.

Dengan perancangan awal, impak terhadap operasi harian dapat dikurangkan.

3. Libatkan Pakar atau Juruteknik

Tidak semua masalah teknikal boleh diselesaikan oleh staf biasa. Dalam kes tertentu, pakar luar perlu dilantik. Penting untuk memastikan juruteknik yang dipilih mempunyai sijil dan pengalaman yang berkaitan.

Menggunakan tenaga pakar akan memastikan kerja pembaikan dilakukan secara betul dan selamat.

4. Jadualkan Penyelenggaraan Berkala

Langkah pencegahan adalah lebih baik daripada pembaikan. Penyelenggaraan berkala boleh mengesan tanda awal kerosakan sebelum ia menjadi masalah besar. Organisasi perlu wujudkan sistem pemantauan dan dokumentasi untuk semua peralatan penting.

Ini akan memanjangkan jangka hayat alat dan menjimatkan kos dalam jangka panjang.

Gabungan Dua Faktor: Sikap dan Teknikal Berlaku Serentak

Dalam banyak situasi, kedua-dua jenis masalah ini boleh berlaku serentak. Sebagai contoh, jika sebuah mesin rosak (faktor teknikal) tetapi tiada siapa yang segera laporkan (faktor sikap), maka kerugian akan berganda. Oleh itu, penting untuk memastikan kedua-dua aspek ditangani secara seimbang.

Pemimpin perlu bijak membezakan punca utama sebelum mengambil tindakan. Jangan terlalu cepat menyalahkan peralatan jika sebenarnya isu berpunca dari kecuaian pekerja. Begitu juga, jangan menyalahkan sikap jika punca sebenarnya adalah kegagalan sistem atau alat.

Kepentingan Sikap Positif dalam Penyelesaian Masalah

Sikap positif bukan hanya sekadar untuk “bersemangat”, tetapi ia adalah asas kepada pemikiran rasional. Orang yang berfikiran positif:

• 1. Cepat Melihat Peluang di Sebalik Cabaran

  Individu yang berfikiran positif tidak hanya melihat kesukaran sebagai beban, tetapi sebagai ruang untuk pembaikan. Ketika berlaku kegagalan, mereka akan bertanya, “Apa yang boleh saya pelajari daripada situasi ini?” atau “Bagaimana saya boleh jadikan perkara ini lebih baik selepas ini?”. Mereka melihat cabaran sebagai platform untuk meningkatkan kemahiran, membina daya tahan, dan mencipta kaedah baru yang lebih berkesan. Ini menjadikan mereka lebih tangkas dalam menyesuaikan diri dengan perubahan atau tekanan luar.

  2. Tidak Mudah Menyalahkan, Sebaliknya Mencari Jalan Keluar

  Dalam situasi krisis, ada yang cepat menuding jari kepada pihak lain. Namun, orang yang berfikiran matang dan rasional akan fokus kepada penyelesaian. Mereka tahu bahawa menuding salah tidak menyelesaikan apa-apa. Sebaliknya, mereka akan menilai situasi, bertanya soalan penting, dan segera mencari jalan keluar secara kolektif. Mereka meminimakan konflik dalaman dan mempercepat tindakan.

  3. Mampu Berkerjasama dengan Orang Lain Walau Dalam Keadaan Tertekan

  Apabila tekanan melanda, sesetengah orang akan menarik diri atau bertindak secara emosional. Sebaliknya, mereka yang mempunyai ketahanan mental dan sikap positif akan tetap profesional. Mereka tahu nilai kerja berpasukan dan berusaha mengekalkan komunikasi yang jelas, walaupun dalam keadaan sukar. Mereka sedia membantu dan menerima pandangan tanpa mudah terasa, sekali gus mewujudkan suasana kerja yang stabil dan harmonis.

  4. Menilai Risiko dan Bertindak Secara Objektif

  Berfikiran positif bukan bermaksud bersikap terburu-buru atau terlalu yakin. Sebaliknya, mereka menilai semua risiko secara rasional. Mereka melihat fakta, menganalisis data, dan membuat keputusan berdasarkan maklumat yang sahih, bukan emosi. Ini membolehkan mereka mengurangkan kerugian, mengelak tindakan tergesa-gesa, dan bertindak secara strategik demi hasil jangka panjang yang lebih baik.

Dengan itu, walaupun masalah besar datang, mereka akan kekal tenang dan mampu bertindak secara profesional.

Kesimpulan

Setiap masalah yang berlaku sama ada berpunca daripada sikap atau faktor teknikal memerlukan tindakan berbeza. Namun, kedua-duanya menuntut kita untuk bersikap matang, rasional dan berdaya tahan dalam bertindak.

Sikap positif bukan sekadar teori atau nasihat umum — ia perlu dibina secara konsisten. Latihan outdoor memberi ruang yang sebenar untuk menguji sikap dalam keadaan tertekan, tidak selesa dan tidak dijangka. Melaluinya, kita bukan sahaja memahami punca masalah, tetapi juga melatih diri agar mampu bertindak secara profesional apabila masalah sebenar berlaku dalam dunia kerja.

Dengan itu, penyelesaian masalah menjadi lebih cepat, lebih berkesan dan kurang bergantung kepada emosi. Gabungan kefahaman dan latihan menjadikan seseorang lebih bersedia menghadapi cabaran apa pun bentuknya.

Mohd Azizan Bin Yunus