Perancangan makanan adalah penting semasa membuat kertas kerja untuk menjalankan kem motivasi kerana ia akan mencetuskan idea bagi memikirkan aktiviti-aktiviti seterusnya yang perlu dijalankan sepanjang program berlansung. Tanpa perancangan yang betul, pihak jawatankuasa makanan tidak dapat membuat tempahan makanan dan jika ia berlaku maka sesebuah program dianggap gagal.
Secara umumnya, keputusan penyajian makanan ini boleh diserahkan kepada pihak pembekal atau kontraktor yang berdaftar dengan kerajaan. Sebelum memilih pembekal yang setuju untuk menyajikan makanan, pihak penganjur akan terlebih dahulu berunding tentang menu dan harga yang sesuai. Jika pesertujuan telah dicapai maka program boleh diteruskan.
Percancangan makanan perlu menitikberatkan beberapa aspek utama seperti pemilihan menu sihat dan seimbang, diet khas bagi golongan vegetarian atau pengamal agama misalnya, serta susun atur sajian makanan seperti mahu disediakan secara hidang atau buffet. Selain daripada itu, kualiti kakitangan dan penyeliaan semasa makanan dihidangkan turut perlu diambil kira. Kualiti kebersihan juga adalah sangat penting untuk dititikberatkan malah ia menjadi faktor utama yang perlu diambil kira dalam proses penyajian makanan.
Aspek kebersihan ini merangkumi cara penyediaan makanan dan juga peralatan dan perkakas yang digunakan seperti pinggan, mangkuk, sudu dan cawan. Selain daripada itu, nisbah tetamu dan tema program turut perlu diambil kira semasa perancangan makanan dibuat.
Cara pembayaran dan tempoh pembayaran perlu diterangkan kepada pihak pembekal sebelum pesetujuan pembekalan dibuat. Ini penting bagi mengelakkan pembekal merasa teraniaya kerana kegagalan penganjur membuat bayaran walhal makanan telah pun dibekalkan. Cara yang terbaik adalah denga memberi deposit kerana pembekal sama ada dalam bentuk wang tunai atau Pesanan Kerajaan bagi agensi kerajaan.
Jadual makan dan kudapan peserta adalah bergantung kepada jenis adan cara yang dijalankan. Sebagai contoh, bagi aktiviti lasak dalam hutan maka makanan dan kudapan yang disajikan perlu bersifat sederhana dan cara pembungkusannya pula adalah mudah untuk dibuka supaya tidak membebankan peserta. Sebagai contoh air botol mineral adalah lebih sesuai dibekalkan semasa aktiviti lasak berbanding air yang dibancuh dan diminum dengan cawan.