Perancangan perbelanjaan yang tepat adalah nadi bagi sesebuah kem motivasi yang diadakan. Semakin besar peruntukan yang ada maka, seharusnya semakin hebatlah perjalanan dan kelancaran program kem tersebut. Malah, dengan peruntukan yang mencukup para peserta juga berpeluang menikmati kemudahan seperti penginapan yang selesa, makanan yang lazat dan berkhasiat dan juga peralatan yang mencukupi.
Namun begitu, sekiranya pengajur kekurangan peruntukan tidak semestinya ia boleh mencacatkan program yang dijalankan. Melalui perancangan yang teliti dan kreatif, maka program yang hebat tetap mampu dijalankan walaupun terdapat sedikit kekurangan sumber kewangan.
Langkah-langkah penjimatan perlu diambil seperti meminimumkan perbelanjaan atau membuat kutipan derma. Perancangan perbelanjaan yang tepat perlu diuruskan oleh Bendahari yang dilantik semasa mesyuarat dan adalah sangat perlu setiap penyata pendapatan dibentangkan semasa mesyuarat. Bendahari juga perlu mencatat segala rekod keluar masuk wang serta menyimpan semua bukti perbelanjaan seperti resit dan invois.
Sumber kewangan perlu dikenalpasti dan direkodkan oleh bendahari sebelum mengadakan kem. Sumber kewangan ini adalah pelbagai sebagai contoh daripada kutipan setiap peserta yang menyertai kem dan daripada derma atau sumbangan daripada pihak luar. Kebiasaannya kem yang diadakan di peringkat sekolah, para guru akan meminta sedikit wang yuran penyertaan daripada pelajar atau murid.
Bagi jabatan kerajaan pula, perancangan perbelanjaan yang tepat adalah sangat penting dan juga perlu disertakan dengan laporan kerana segala perbelanjaan akan diaudit pada akhir tahun. Ini kerana kebiasaannya, jabatan kerajaan akan menggunakan duit peruntukan yang ada bagi melaksanakan progam modal insan jabatan. Justeru, jabatan seperti ini tiada kekangan dari segi kewangan namun segala aliran perbelanjaan perlu telus dan amanah.
JADUAL A : CONTOH ANGGARAN PERBELANJAAN
BIL |
PERKARA |
PERBELANJAAN |
PENDAPATAN |
1. |
Penginapan asrama dan makan minum bagi tempoh 3 hari 2 malam |
RM40.00 X 200 orang= RM8000.00Urus setia = RM 200.00 X 3 orang = RM600.00Total = RM 8600.00 |
Kutipan tunai daripada murid. |
2. |
Pengangkutan |
RM 700.00 X 5 buah bas.= RM 3500.00 |
|
3. |
Peralatan |
RM300.00 |
Sumbangan PIBG |
4. |
Ubat-ubatan |
RM100.00 |
|
5. |
Penceramah |
RM 100.00 X 8 orang= RM800.00 |
|
6. |
Runcit |
RM 200.00 |
Sumbangan agensi |
Jadual di atas menerangkan secara ringkas tentang perancangan kewangan yang dianggarkan bagi sesebuah perjalanan kem. Ia adalah contoh dan guideline kepada para penganjur namun boleh diubah suai mengikut keselesaan bajet dan objektif program masing-masing.