Tips Mesyuarat Yang Berkesan

Raykal mengajak anak buahnya bermesyuarat untuk berbincang berkaitan “annual dinner”. Beliau ingin mendapatkan cadangan berkaitan menu dan tema. Apabila mesyuarat bermula, beliau terus bertanya kepada anak buahnya,

Konsep yang bagaimana yang sesuai untuk kita bawa tahun ini di “annual dinner kita?”

Kelaziman di dalam Mesyuarat

Lazimnya apabila pertanyaan dilontarkan, anak buah akan memberikan cadangan dengan jawapan yang pendek. Raykal akan mengulas jawapan itu sehingga beliau sangka, beliau faham dengan cadangan anak buahnya.

Namun, ada risikonya mengulas-ulas cadangan anak buah. Perbuatan ini akan menyebabkan anak buah yang lain takut untuk memberi tahu cadangan masing-masing. Ini kerana anak buah yang lain percaya yang Raykal sudah suka idea itu.

Sepanjang Raykal mengulas idea yang didengarnya buat kali pertama, ada kemungkinan sebahagian penyataan anak buahnya yang pertama akan terlihat kurang cantik. Lalu raykal pun memberi ideanya yang sudah ada lebih 10 tahun mengendalikan “annual dinner”.

Kelaziman ini akan menyebabkan anak buah tidak berani melontarkan idea pada masa lain. Ini kerana, anak buah sudah letak di dalam pemikiran mereka bahawa mereka tidak ada pengalaman yang luas untuk memberikan pendapat.

Inilah kelompongan perlakuan di dalam membina pasukan. Anak buah tidak dilatih secara tidak langsung di dalam menjadikan mereka lebih pandai dari ketua. Akibatnya, ketua akan menjadi penat. Ketua menghadapi kesukaran membuat kerja-kerja yang penting untuk mengembangkan potensi pasukan.

Kendalian Mesyuarat Berkesan

Tipsnya adalah kita mesti menanguhkan keputusan. Setiap kali mendengar pendapat anak buah, elakkan dari mengulas-ulas. Kita minta penerangan lanjut dari mereka supaya kita boleh dapat maklumat yang lebih menyeluruh dari anak buah.

Kemudian, kita minta juga pendapat orang lain dan kita buat perkara yang sama, tangguh keputusan!. Kita dorong anak buah supaya mereka menceritakan lebih lagi tentang idea mereka.

Ini adalah tips mendorong anak buah bercakap lebih lanjut:

1. Kita boleh tanya tentang pengalaman mereka terhadap cadangan tersebut.
2. Kita boleh minta anak buah ceritakan dengan lebih lanjut cadangan mereka.
3. Kita boleh minta ceritakan bagaimana perancangan itu boleh dilaksanakan.

Apabila selesai seorang memberikan cadangan dan penerangan, kita buka lagi pada orang lain untuk memberikan cadangan yang lain. Barulah kita akan mendapat lebih banyak pilihan. Barulah keputusan mesyuarat kita lebih berkesan.